Toutes les activités et processus d’affaires d’une organisation s’articulent autour de sa masse documentaire. La facilité d’accès à l’actif informationnel d’une entreprise influence sa réussite. La mauvaise gestion des documents peut se solder par des conséquences très néfastes pour la compagnie telle que la baisse de la productivité, l’insatisfaction de la clientèle, la perte de confiance des fournisseurs, … Implantation d’un système de classement sur mesure Il faut d’abord évaluer la masse documentaire, l’espace de rangement disponible ainsi que le système de classement actuel du client. Ensuite, Sogi élabore une méthodologie d’organisation de la documentation qui respecte les habitudes et les contraintes physiques du client. À partir de fiches d’inventaire, toutes les informations nécessaires sur les documents à classer sont recueillies. Après l’analyse des fiches, Sogi crée les chemises et les étiquettes. Il ne reste alors qu’à intégrer les documents dans le nouveau système de classement. Élaboration d’un plan de classification Un plan de classification doit refléter les activités de la compagnie de façon à ce qu’il soit facile à appliquer et qu’il ne demande que le minimum de changements dans les principales habitudes et méthodologies du client. Pour cette raison, Sogi rencontre les personnes responsables de chacun des départements pour arriver à identifier les principales sections du plan de classification qui se complétera naturellement à l’utilisation. Mise en place d’un calendrier de conservation Une fois qu’un système de gestion documentaire est implanté, il est important de le maintenir et de l’entretenir. Le calendrier de conservation est un outil précieux pour vous assister dans le déclassement et l’archivage de vos documents. De plus, certains organismes sont assujettis à des lois de conservation, comme les établissements d’enseignement. Sogi vous aide à être conforme et met en place un calendrier de conservation qui sert d’aide-mémoire à ce maintien. Élaboration des politiques et procédures de gestion documentaire Après consultation des différents responsables de département, Sogi élabore la marche à suivre pour la gestion et la conservation des documents de l’entreprise. Ceci standardise les comportements des différents acteurs qui entrent dans le processus de gestion documentaire, ce qui facilite la communication et favorise le traitement rapide des demandes. Cette uniformisation des méthodologies de gestion s’établit à travers des politiques et des procédures de gestion documentaire. Mise en place de solutions en gestion documentaire Il faut dans un premier temps reproduire le plan de classification du client dans la solution de gestion documentaire. Après l’analyse des documents à partir de fiches d’inventaire, Sogi procède à l’indexation des documents de l’entreprise. La formation et l’accompagnement dans l’implantation du nouveau processus de classement sont offerts au client pour faciliter l’intégration des nouveaux comportements de gestion. Développement d’interfaces pour récupérer, alimenter et partager l’information avec d’autres systèmes Les solutions développées par Sogi sont des interfaces ouvertes, c’est-à-dire qu’elles permettent le dialogue avec des interfaces déjà existantes ou à venir. Ainsi, aucune donnée n’est perdue ou doit être saisie en double, ce qui facilite l’uniformisation des processus de gestion documentaire et rend accessible les actifs informationnels à tous ceux qui doivent l’utiliser quel que soit l’outil.